Krankmeldungen & Lohnfortzahlung: Alles, was Arbeitgeber wissen müssen!

Inhaltsverzeichnis:

1. Rechtliche Grundlagen
2. Pflichten von Arbeitgebern
3. Krankmeldung und Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
4. Lohnfortzahlung im Krankheitsfall
5. Tipps für einen reibungslosen Ablauf
6. Konfliktlösung bei Krankmeldungen
7. Fazit
8. Quellen
9. FAQs

Rechtliche Grundlagen zur Krankmeldung und Lohnfortzahlung

Die rechtlichen Grundlagen für Krankmeldungen und Lohnfortzahlung sind im deutschen Arbeitsrecht klar geregelt. Maßgeblich sind insbesondere das Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) sowie das Bürgerliche Gesetzbuch (§ 611a BGB). Arbeitgeber müssen diese Vorschriften kennen, um rechtliche Risiken zu vermeiden und ihre Pflichten gegenüber ihren Mitarbeitenden rechtskonform zu erfüllen.

Nach § 3 Abs. 1 EFZG haben Arbeitnehmer bei unverschuldeter Krankheit Anspruch auf Entgeltfortzahlung für bis zu sechs Wochen. Dies gilt unabhängig davon, ob der Arbeitsvertrag befristet oder unbefristet ist. Voraussetzung ist, dass das Arbeitsverhältnis mindestens vier Wochen ununterbrochen bestanden hat.

Für Arbeitgeber ist es essenziell, auch die arbeitsvertraglichen Regelungen sowie mögliche tarifliche Vereinbarungen zu prüfen. Diese können weitergehende oder abweichende Regelungen enthalten. Eine ausführliche Darstellung arbeitsvertraglicher Klauseln finden Sie in unserem Beitrag Arbeitsvertrag für Unternehmen.

Weitere wichtige Aspekte, die sich aus dem EFZG und dem BGB ergeben:

• Die Krankheit muss die alleinige Ursache für die Arbeitsunfähigkeit sein.
• Der Arbeitnehmer darf die Krankheit nicht selbst verschuldet haben (z. B. durch grob fahrlässiges Verhalten).
• Die ärztliche Bescheinigung muss fristgerecht vorgelegt werden (i. d. R. spätestens am vierten Tag der Erkrankung).

Weitere Informationen zum gesetzlichen Rahmen finden Sie auf der Seite des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales. Auch unser Artikel Arbeitsrechtliche Compliance im Unternehmen gibt wertvolle Tipps zur rechtssicheren Ausgestaltung betrieblicher Prozesse.

Pflichten von Arbeitgebern im Krankheitsfall

Arbeitgeber haben im Krankheitsfall umfassende Pflichten, die sowohl organisatorischer als auch finanzieller Natur sind. Die wichtigste Pflicht ist die Gewährung der Lohnfortzahlung gemäß § 3 EFZG. Darüber hinaus müssen Unternehmen auch datenschutzrechtliche Vorschriften einhalten und für eine ordnungsgemäße Vertretung der erkrankten Mitarbeiter sorgen.

Zu den zentralen Arbeitgeberpflichten zählen:

• Prüfung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: Arbeitgeber dürfen die Bescheinigung auf formale Richtigkeit prüfen, jedoch keinen Einblick in Diagnosen verlangen – Datenschutz hat oberste Priorität.
• Fristenkontrolle: Arbeitgeber sollten interne Prozesse etablieren, um zu überwachen, ob AU-Bescheinigungen rechtzeitig eingehen.
• Dokumentation: Krankheitszeiten müssen korrekt dokumentiert werden, insbesondere wegen der Lohnfortzahlungspflicht und zur Vorbereitung potenzieller Streitigkeiten.
• Kontakt zum Mitarbeitenden: Ein angemessener Kontakt kann helfen, Missverständnisse zu vermeiden – allerdings ohne Druck oder Kontrolle.
• Datenschutz beachten: Gesundheitsdaten sind besonders sensibel und unterliegen strengen Regelungen nach der DSGVO. Mehr dazu finden Sie in unserem Beitrag Datenschutz im Arbeitsverhältnis.

Ein strukturierter interner Ablaufplan und eine enge Zusammenarbeit mit der Personalabteilung sind dabei hilfreich. Lesen Sie hierzu auch unseren Beitrag Arbeitsrecht für Unternehmen.

Weitere Informationen zu Arbeitgeberpflichten im Krankheitsfall finden Sie auf der Website der Bundesagentur für Arbeit.

Krankmeldung und Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung korrekt einfordern

Die Krankmeldung ist der erste formale Schritt bei einer Arbeitsunfähigkeit. Arbeitgeber sollten klare Regelungen im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung zur Krankmeldung und zur Vorlage der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) treffen. Die wichtigsten Punkte zur Krankmeldung sind in § 5 EFZG geregelt.

Arbeitnehmer sind verpflichtet, den Arbeitgeber unverzüglich über die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer zu informieren. Die AU muss spätestens am vierten Tag der Erkrankung vorliegen – es sei denn, der Arbeitgeber verlangt sie früher, was rechtlich zulässig ist.

Empfehlungen zur praktischen Umsetzung:

• Formulieren Sie klare Anweisungen, wann und wie die Krankmeldung erfolgen soll (z. B. telefonisch, per E-Mail).
• Nutzen Sie digitale Tools zur Krankmeldung, um Prozesse zu verschlanken und Nachweise zu dokumentieren.
• Verankern Sie die Pflicht zur sofortigen Information und zur Vorlage der AU im Arbeitsvertrag.

Seit 2023 wurde das Verfahren zur AU teilweise digitalisiert – die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ersetzt in vielen Fällen die Papierform. Weitere Informationen dazu finden Sie im Informationsportal der GKV.

In unserem Beitrag Arbeitszeitgesetz für Arbeitgeber geben wir zusätzliche Hinweise zum Umgang mit Fehlzeiten und Dokumentationspflichten.

Lohnfortzahlung im Krankheitsfall rechtssicher leisten

Die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall ist eine der zentralen Arbeitgeberpflichten. Sie beträgt gemäß § 3 EFZG 100 % des regelmäßigen Arbeitsentgelts für maximal sechs Wochen je Krankheitsfall. Danach übernimmt in der Regel die Krankenkasse mit dem sogenannten Krankengeld.

Wichtig: Die Sechs-Wochen-Frist beginnt bei jeder neuen, nicht zusammenhängenden Erkrankung neu. Bei Wiedererkrankung innerhalb von sechs Monaten mit derselben Diagnose ist keine neue Frist möglich.

Ein Überblick über die Berechnungsgrundlage:

Bestandteil	Berücksichtigung bei Lohnfortzahlung
Grundgehalt	Ja
Schichtzulagen	Ja
Überstundenvergütung	Nur bei regelmäßiger Leistung
Einmalzahlungen (z. B. Weihnachtsgeld)	Nein

Weitere Hinweise zur korrekten Entgeltfortzahlung finden Sie im Haufe Ratgeber zur Entgeltfortzahlung.

Gerade bei häufigen oder wiederholten Krankheitsfällen empfiehlt sich eine arbeitsrechtliche Einschätzung. Unsere Kanzlei bietet hierzu bundesweite Beratung – mehr dazu in unserem Beitrag Kündigungsschutzklagen vermeiden.

Tipps für einen reibungslosen Ablauf im Krankheitsfall

Ein strukturierter Ablauf im Krankheitsfall schützt Arbeitgeber vor rechtlichen Problemen und fördert ein vertrauensvolles Betriebsklima. Die folgenden Tipps helfen bei der Umsetzung:

• Kommunikation standardisieren: Legen Sie fest, wann, wie und an wen Krankmeldungen erfolgen müssen.
• Digitale Krankmeldung nutzen: Die eAU spart Zeit und Papier – prüfen Sie die Anbindung an Ihre HR-Software.
• Betriebsvereinbarungen einsetzen: Regeln zur Krankmeldung können auch in Betriebsvereinbarungen verankert werden.
• Interne Weiterbildung: Schulen Sie Führungskräfte und HR-Mitarbeiter im Umgang mit Krankheitsfällen und Datenschutz.
• Vertretungsregelung definieren: Sorgen Sie für reibungslose Übergaben im Krankheitsfall, um Produktivitätsverluste zu minimieren.

Lesen Sie dazu auch unseren Artikel Homeoffice und mobiles Arbeiten, in dem wir auf neue Herausforderungen bei Krankmeldungen in flexiblen Arbeitsmodellen eingehen.

Weitere Empfehlungen für Arbeitgeber finden Sie beim Deutschen Gewerkschaftsbund oder beim Bundesverband der Deutschen Arbeitgeber.

Konfliktlösung bei Krankmeldungen und Verdacht auf Missbrauch

Wenn Zweifel an der Arbeitsunfähigkeit bestehen, stehen Arbeitgeber vor einem sensiblen Thema. Der Verdacht auf Krankfeiern, also unberechtigte Krankmeldungen, kann das Vertrauensverhältnis erheblich belasten. Dennoch gibt es rechtssichere Möglichkeiten zur Aufklärung und Reaktion.

Empfohlene Maßnahmen bei Verdacht auf Missbrauch:

• Medizinischer Dienst der Krankenkassen (MDK): Arbeitgeber können bei der Krankenkasse eine Überprüfung der Arbeitsunfähigkeit beantragen.
• Detektivbeauftragung: In engen Grenzen zulässig, wenn konkrete Verdachtsmomente vorliegen. Die Kosten können bei berechtigtem Verdacht dem Arbeitnehmer auferlegt werden (vgl. BAG, Urteil vom 26.09.2013 – 8 AZR 1026/12).
• Abmahnung oder Kündigung: Bei nachgewiesenem Missbrauch kommen arbeitsrechtliche Konsequenzen in Betracht – hierzu mehr in unserem Beitrag Abmahnung im Arbeitsrecht.

Wichtig ist, stets verhältnismäßig und rechtlich fundiert zu handeln. Eine arbeitsrechtliche Beratung schützt vor Fehlern. Unsere erfahrene Kanzlei hilft Ihnen dabei, rechtssichere Entscheidungen zu treffen – bundesweit und branchenspezifisch.

Weitere Informationen zur arbeitsrechtlichen Beweissicherung erhalten Sie auf den Seiten der Bundesarbeitsgerichtsbarkeit.

Fazit

In unserem Artikel haben wir die wesentlichen Aspekte zu Krankmeldungen und Lohnfortzahlungen für Arbeitgeber zusammengefasst. Es ist entscheidend, die rechtlichen Grundlagen, Pflichten und Abläufe im Krankheitsfall zu verstehen, um rechtliche Risiken zu minimieren und ein gutes Arbeitsklima zu fördern. Durch klare Regelungen zur Krankmeldung, die Nutzung digitaler Lösungen und eine offene Kommunikation können Arbeitgeber den Prozess optimieren. Zudem sollten potenzielle Konflikte sensibel angegangen werden, um das Vertrauen der Mitarbeiter zu wahren. Informieren Sie sich weiter und sichern Sie sich ab, um sowohl die Interessen Ihres Unternehmens als auch Ihrer Mitarbeiter zu schützen.